La conservazione sostitutiva

Quando si parla di conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, si fa riferiemento ad un iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.

I documenti informatici conservati possono nascere in formato elettronico o essere digitalizzati a partire da documenti cartacei o analogici e la conservazione digitale assicura la conformità dei documenti agli originali e la loro validità a termini di legge.

Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva?

Un processo funzionante di conservazione a norma applicato con razionalità consente risparmi nell’intera organizzazione aziendale grazie all’abbattimento dei costi diretti ed indiretti derivanti da:

• eliminazione dei costi della carta, della stampa e delle spese di spedizione dei documenti che porta ad un netto risparmio economico – la gestione e la ricerca dei documenti è più intuitiva, immediata precisa e mirata quindi si ha un abbattimento dei costi di gestione ed un notevole miglioramento dell’efficenza aziendale
• liberazione di spazio immobiliare;
• vantaggi ecologici tangibili e concreti;
• consultazione online per chiavi di ricerca grazie ai processi di indicizzazione dei documenti.

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